Chuyển đổi số lấy hệ sinh thái làm trọng tâm

Hưởng ứng Ngày Chuyển đổi số quốc gia (10/10/2023), tôi thảo luận về câu chuyện chuyển đổi số từ góc nhìn của doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ, và vừa (MSME) và đưa ra một số khuyến nghị chiến lược liên quan đến hướng tiếp cận chuyển đổi số lấy hệ sinh thái làm trọng tâm qua bài viết này. Bài viết này đã được đăng trên một số trang báo điện tử tại Việt Nam.

Làm rõ khái niệm chuyển đổi số

Vài năm qua, cụm từ “chuyển đổi số” hay “số hóa” đã được truyền thông đến đại đa số người dân và doanh nghiệp tại Việt Nam, nhấn mạnh vào tầm quan trọng và đóng góp của chủ trương này cho tăng trưởng kinh tế nước ta.

Tuy vậy, chủ đề chuyển đổi số cần được nghiên cứu và thảo luận nhiều hơn vì các cá nhân và doanh nghiệp đang có hiểu biết khác nhau về khái niệm này. Đặc biệt, các doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ, và vừa (MSME) – chiếm tỉ lệ hơn 90% trong cơ cấu kinh tế Việt Nam – chưa có được lộ trình phù hợp để số hóa, trong khi phần lớn các điển dụ và bài học chuyển đổi số thường chỉ áp dụng cho các tổ chức lớn hoặc ở nước ngoài.

Chuyển đổi số hay số hóa đều nhắm đến việc áp dụng công nghệ số vào hoạt động của một tổ chức, thường để tối ưu hóa chi phí hoặc tăng trưởng lợi nhuận. Cụ thể hơn, quá trình chuyển đổi số diễn ra khi tổ chức số hóa sản phẩm hoặc dịch vụ (digitization) và số hóa quy trình (digitalization).

Ví dụ, một cửa hàng trước kia cho thuê băng đĩa phim nay quyết định chuyển đổi thành nền tảng chiếu phim trực tuyến (như Netflix hiện tại). Thông qua quá trình này, băng đĩa phim vật lý được số hóa thành phim trực tuyến, và quy trình cho thuê băng đĩa thủ công cũng được thay thế bằng hệ thống đăng ký tài khoản tự động.

Qua ví dụ trên, có thể thấy rằng chuyển đổi số đem lại những ưu điểm vượt trội. Thứ nhất, mô hình thuê băng đĩa bị giới hạn bởi tính chất vật lý của sản phẩm – băng đĩa chiếm diện tích lưu trữ và việc mở thêm không gian sẽ tốn thêm chi phí bảo quản. Thứ hai, mỗi cửa hàng băng đĩa chỉ có thể phục vụ khách hàng trong một phạm vi địa lý nhất định, và ngay cả khi sử dụng dịch vụ vận chuyển để mở rộng phạm vi thì cũng đem lại nhiều bất tiện hơn là đảm bảo lợi nhuận. Thứ ba, khách hàng chỉ có thể thuê một số lượng băng đĩa nhất định mỗi lần, và phải cố gắng xem hết để trả lại cho cửa hàng nhằm tiết kiệm chi phí cũng như để thuê băng đĩa mới, từ đó ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Ngoài ba nhược điểm này ra thì còn nhiều hơn nữa, và nền tảng chiếu phim trực tuyến có thể cải thiện được tất cả các nhược điểm này.

Ngoài ra, cần làm rõ điểm khác biệt giữa chuyển đổi số và dự án công nghệ thông tin thông thường. Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là ứng dụng công nghệ, mà còn mang tính chiến lược cao hơn, hướng đến thay đổi toàn bộ mô hình kinh doanh của một tổ chức – bao gồm cách vận hành nội bộ và xa hơn là hệ sinh thái mà tổ chức đó thuộc về.

Khi số hóa mô hình kinh doanh, các bài học chuyển đổi số thường đưa ra kim chỉ nam “lấy khách hàng làm trọng tâm” nhằm nhấn mạnh các nỗ lực số hóa giúp cho ra đời sản phẩm hoặc dịch vụ mới, với các nguồn thu chi và hoạt động kinh doanh mới, để nâng tầm trải nghiệm khách hàng lên một mức cao hơn. Không chỉ có vậy, năng lực của tổ chức cũng được cải tiến thông qua hoạt động số hóa để hiểu rõ và tiếp cận tốt hơn các khách hàng hiện hữu và tiềm năng. Chính vì lẽ đó mà chuyển đổi số thường gắn với các chủ đề tiếp thị số.

Quan trọng hơn, thông qua quá trình chuyển đổi số, tổ chức đặt ra mục tiêu để chuyển hóa thành “tổ chức số” với một “văn hóa số”.

Khi nói đến văn hóa tổ chức, chúng ta lại có thể thấy được một tính chất khác của chuyển đổi số, đó chính là sự chuyển biến lâu dài. Nói cách khác, chuyển đổi số là một hành trình liên tục mà không nhất thiết phải có điểm dừng cuối cùng.

Nếu vậy, làm thế nào để quản lý được chuyển đổi số khi xem khái niệm này là một hành trình liên tục không dừng?

Các nghiên cứu khoa học và các công ty tư vấn trên thế giới như McKinsey, Boston Consulting Group, Gartner… đã đề xuất các mô hình trưởng thành (maturity model) để đánh giá mức độ số hóa của một tổ chức dựa trên các lĩnh vực khác nhau và từ đó vạch ra lộ trình phát triển phù hợp. Nghiên cứu gần đây của tôi và các cộng sự tại Đại học RMIT đã rà soát các mô hình hiện hữu và tổng hợp lại sáu trụ cột quan trọng của chuyển đổi số trong phạm vi tổ chức, bao gồm: (1) Chiến lược và mô hình kinh doanh, (2) Quản lý thay đổi, (3) Văn hóa tổ chức, (4) Nền tảng dữ liệu và hạ tầng công nghệ, (5) Nhân sự, và (6) Hệ sinh thái của tổ chức.

Để chuẩn bị lộ trình chuyển đổi số, các tổ chức được khuyến nghị thường xuyên tự đánh giá và lên kế hoạch hành động cụ thể nhắm đến sáu trụ cột trên. Tuy nhiên, như có đề cập ở trên, các MSME có những đặc thù rất riêng mà việc hành động nhắm vào sáu trụ cột này có thể gặp nhiều khó khăn, hoặc thậm chí có thể bất khả thi với họ.

Doanh nghiệp MSME trên hành trình bứt phá về chuyển đổi số

Với tỉ lệ hơn 90% trong cơ cấu kinh tế Việt Nam, các doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ, và vừa (MSME) cần có những giải pháp đặc thù để chuyển đổi số thành công. Theo Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số (Bộ Công thương), khoảng hơn 90% doanh nghiệp MSME chưa thực sự hiểu biết về chuyển đổi số và tầm quan trọng của chuyển đổi số, và hơn 70% số doanh nghiệp chưa biết bắt đầu từ đâu. Ngoài hạn chế về mặt nhận thức, MSME gặp nhiều khó khăn cản trở quy trình chuyển đổi số của họ, bao gồm vấn đề về tài lực, nhân lực có kĩ năng số, năng lực quản trị, bảo mật thông tin, v.v.

MSME ở các vùng xa còn gặp hạn chế về mặt cơ sở hạ tầng internet – “khoảng cách số” – hoặc chi phí vận hành cao hơn ngăn cản họ tiếp cận cơ hội kinh doanh. Hành trình chuyển đổi số cho MSME cần được thực hiện khéo léo để đem lại tính hiệu quả cao, song song với việc giảm thiểu rủi ro thất bại và gây tổn thất tài chính vốn đã hạn hẹp của tổ chức.

Khuyến nghị chuyển đổi số cho MSME

Qua bài chia sẻ tại nhiều hội nghị chuyển đổi số ở các tỉnh thành, tôi khuyến nghị chủ doanh nghiệp MSME thực hiện chuyển đổi số nên bắt đầu bằng việc đánh giá kĩ lưỡng và sâu sắc hiện trạng tổ chức của họ, bao gồm tư duy số của chính bản thân lãnh đạo, nhằm có thông tin đầy đủ để lập lộ trình chuyển đổi hợp lý.

Tư duy số ở đây được định nghĩa bằng sự kết hợp của tư duy kinh doanh (khả năng ra quyết định và mạo hiểm), tư duy thị trường (khả năng thấu hiểu khách hàng và thiết kế sản phẩm phù hợp), và tư duy học hỏi (khả năng cởi mở đón nhận cái mới và thử thách cái cũ). Cả ba loại tư duy này cần hiện hữu cùng lúc để người chủ doanh nghiệp MSME có thể ra quyết định và lèo lái hành trình chuyển đổi số của tổ chức mình.

Hiểu rõ được tư duy số của chủ doanh nghiệp là quan trọng vì một lợi thế đặc biệt của MSME chính là khả năng ra quyết định và chuyển biến nhanh nhẹn, đặc biệt khi chủ doanh nghiệp là người nắm quyền kiểm soát vận hành và có mối quan tâm mạnh mẽ về sự thành công của doanh nghiệp mình.

Bên cạnh đó, việc đánh giá hiện trạng tổ chức của MSME nên tập trung vào ba loại năng lực quan trọng, bao gồm năng lực cảm nhận (hiểu rõ được tình hình nội bộ cũng như nắm bắt được các cơ hội trong thị trường), năng lực nắm bắt cơ hội chuyển đổi số và năng lực chuyển đổi.

Khi phát triển ba loại năng lực này, MSME có thể thực hiện tốt các hoạt động cần thiết cho chuyển đổi số, ví dụ như thực hiện kiểm toán nội bộ để xác định hạ tầng kĩ thuật của tổ chức, mở rộng mối quan hệ qua các hoạt động giao lưu kết nối, xác định các hoạt động kinh doanh nào là cốt lõi và hoạt động nào nên thuê ngoài, và tiến hành thử nghiệm các dự án chuyển đổi số nhanh và nhỏ thay vì các dự án lớn và tốn nhiều tài nguyên.

Nhìn chung, tôi khuyến nghị MSME tại Việt Nam nên xác định rõ trọng tâm của chuyển đổi số là một hành trình hướng vào phát triển tư duy số và các năng lực quan trọng của tổ chức, thay vì nhắm vào việc ứng dụng các công nghệ đột phá mà không có lộ trình phù hợp – khiến tổ chức chuyển đổi không đồng bộ hoặc bị thất bại, gây thất thoát ngân sách không đáng có.

MSME có thể chia hành trình chuyển đổi số của tổ chức mình thành ba giai đoạn đơn giản, bao gồm: (1) số hóa quy trình (digitalization) nhằm tối ưu hóa chi phí vận hành (ví dụ: triển khai công nghệ thanh toán không tiền mặt, dùng QR code, phần mềm tính tiền…), (2) số hóa dịch vụ/sản phẩm (digitization) nhằm tăng doanh thu (ví dụ: mở rộng kênh bán hàng trực tuyến, phân tích dữ liệu khách hàng…), (3) số hóa mô hình kinh doanh nhằm tạo tác động đột phá trong thị trường bằng cách thống nhất các giải pháp số của tổ chức.

Lấy hệ sinh thái làm trọng tâm

Ngoài các lợi thế đã nhắc đến, MSME còn có thể nhận được sự hỗ trợ từ chính quyền và đơn vị chuyên môn, cũng như từ khách hàng và đối tác ở địa phương.

Quyết định 749/QĐ-TTg về “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” đã đề ra các mục tiêu cụ thể và rõ ràng, xác định ý muốn huy động toàn bộ nguồn lực để thúc đẩy phát triển các lĩnh vực chính quyền số, kinh tế số, và xã hội số. Thông qua quyết định này, các dự án hỗ trợ chuyển đổi số cho MSME đã và đang được thực hiện bởi Chính phủ và các hiệp hội chuyên ngành. Các đơn vị nghiên cứu và giáo dục, bao gồm RMIT Việt Nam, cũng tham gia đóng góp vào quá trình chuyển đổi số quốc gia này.

Ngoài ra, tôi khuyến nghị MSME không chỉ lấy khách hàng làm trọng tâm khi số hóa, mà nên mở rộng phạm vi ra để phát triển năng lực thấu hiểu và tương tác hiệu quả với các thành viên bên trong hệ sinh thái số của mình.

Điều này bao gồm khả năng hiểu được các mối quan tâm và khó khăn của những người đồng hành cùng MSME trong quá trình chuyển đổi số, như là các đơn vị chính quyền, đối tác kinh doanh, đối thủ cạnh tranh, hội ngành và đơn vị nghiên cứu/giáo dục, cộng đồng xã hội, bên cạnh khách hàng của mình.

Từ đó, MSME có thể lên kế hoạch hợp tác, tận dụng nguồn lực và hỗ trợ của các thành viên hệ sinh thái này, cũng như thực hiện các hành động nhằm lan tỏa tác động tích cực và hạn chế tác động tiêu cực của quá trình số hóa lên trên hệ sinh thái số.

Chẳng hạn, quá trình số hóa của MSME có thể tạo công ăn việc làm cho người dân địa phương, giảm thiểu tác động xấu lên môi trường (ví dụ: hạn chế việc phá rừng bằng cách tạo việc làm mới/thay thế cho người dân bản địa), hoặc lan tỏa thông tin về sản phẩm và du lịch địa phương xa và rộng hơn bằng cách tham gia các nền tảng thương mại điện tử hoặc mạng xã hội, v.v.

Tóm lại, tôi tin rằng việc chuyển đổi số lấy hệ sinh thái làm trọng tâm không chỉ có thể làm tăng tính hiệu quả kinh tế bền vững cho MSME và tổ chức thực hiện chuyển đổi số, mà còn có thể đóng góp vào tính bền vững xã hội mà Liên Hợp Quốc và toàn thế giới hiện đang rất quan tâm.

Một số nguồn báo điện tử đã đăng bài

• VnEconomy: https://vneconomy.vn/doanh-nghiep-sieu-nho-nho-va-vua-can-chuan-bi-gi-de-but-pha-ve-chuyen-doi-so.htm
• Báo Mới: https://baomoi.com/doanh-nghiep-sieu-nho-nho-va-vua-can-chuan-bi-gi-de-but-pha-ve-chuyen-doi-so-c47169389.epi
• Công Thương: https://congthuong.vn/chuyen-doi-so-thanh-xu-huong-doanh-nghiep-trong-nuoc-tim-duong-xuat-ngoai-277746.html
• Diễn Đàn Doanh Nghiệp: https://diendandoanhnghiep.vn/chuyen-doi-so-lay-he-sinh-thai-lam-trong-tam-ky-1-uu-diem-vuot-troi-252042.html
• Diễn Đàn Doanh Nghiệp: https://diendandoanhnghiep.vn/chuyen-doi-so-lay-he-sinh-thai-lam-trong-tam-ky-2-doanh-nghiep-msme-but-pha-252043.html